¿Necesitas migrar tus capacitaciones a otra plataforma SaaS LMS? 6 puntos clave para tener éxito

Empezaste con un servicio, proveedor chico, te diste cuenta que necesitabas cambiar y necesitas algo más Pro. Sabes que la migración de tus cursos puede ser un facilitador si se hace correctamente, pero podría también ser un lastre si se organiza de la manera incorrecta.

Déjanos darte nuestros mejores consejos para lograr migrar exitosamente a una plataforma de alto rendimiento. Junto a ello ofrecemos algunos casos de estudio que hemos experimentado durante nuestra trayectoria para ejemplificar los retos y soluciones. 

1. Identifica las migraciones tradicionales y busca soluciones que las eviten, la tecnología ofrece hoy en día buenas posibilidades. 
2. El origen del material será un factor esencial para planificar la migración.
3. La organización debe de tener un despliegue claro de perfiles y roles, que servirán de vasija para material.
4. La integración Centrada en un solo portal es un elemento que el nuevo LMS debe de considerar, lo que volverá la migración mucho más fácil.
5. implementación de despliegue masivo de recursos y tablas e datos.
6. El plan de migración también debe de contar con un plan de capacitación acerca del uso práctico del software que debería de implementarse en una cantidad de personas especificada.

1. Las ventajas de la tecnología actual en soluciones de migración tecnológica

El método tradicional de migración de contenidos implica la descarga desde la base de datos y su transformación a un estándar nuevo para realizar correctamente la carga en cada uno de los cursos. 

Las copias de seguridad de pueden contener datos de los usuarios inscritos y sus calificaciones. Hay que considerar el beneficio de migrar los datos de los usuarios de la manera clásica de esta manera, ya que las copias de seguridad pueden llegar a ser muy grandes (varios gigabytes) lo que complica crearlas en origen.

En el caso de Moodle es muy útil usar paquetes MBZ para las migraciones que son  archivos .zip con el propósito de moverlo fácilmente de plataforma. 

Por lo tanto, al considerar cualquier método de migración hay que observar las características del origen del material y la utilidad de llevar a cabo la migración. 

Si una empresa ya se encuentra en un servicio de alta gama las migraciones realmente podrían evitarse y el sistema podría evolucionar por medio de actualizaciones a algo que el cliente realmente necesite. Personalizado y actualizado periódicamente

Tomando un ejemplo interno:  es común aprovechar la implementación de Totara para reestructurar el contenido y datos a importar, así que en caso de que el cliente quiera aplicar un ajuste, TAEC tiene la capacidad y experiencia de plantear opciones que sirvan como actualización de la forma en la que se visualizan los cursos y datos históricos. 

2. Origen del material

El método ideal de migración es seleccionado considerando los siguientes elementos: 

• Origen del material
• Historial de aprendizaje
• Tiempo para la migración requerido 

Es común aprovechar la implementación de un LMS nuevo para reestructurar el contenido y datos a importar, así que en caso de que tú quieras aplicar un ajuste, el distribuidor de servicio necesita tener la capacidad y experiencia de plantear opciones que sirvan como actualización de la forma en la que se visualizan los cursos y datos históricos. 

El material debería de terminar en una plataforma ajustable y actualizable según tus preferencias para no tener que volver a sufrir las tediosas migraciones que implican grandes esfuerzos de logística y tiempo. 

3. Orden de roles organizado y completo

Los grupos grandes necesitan una administración y complejidad mucho mayor que los chicos. 

Expondremos un caso interno: un cliente nuestro tenía más de 300 puestos y éstos se llegaban a repetir. 

Tuvimos que identificar perfectamente los cargos entre las diferentes  líneas de negocios, ya que algunos nombres se repetían y como mencionamos anteriormente, su  estructura organizacional era de gran complejidad .  El reto es que al no contar con un número de identificación único para cada unidad y puesto, se tenía que proponer una solución para identificación y automatización al enrolamiento de los cursos, programas y certificaciones.

Definimos un sistema de identificadores únicos. Se considera la estructura de la fuente de los datos y con reglas simples de concatenación, se distinguen  tiendas y puestos entre las diferentes líneas de negocio; permitiendo así, la correcta automatización del sistema.

Es fundamental que este análisis sea realizado por profesionales que sepan exactamente cómo funciona su sistema para que junto a ello puedan realizar adecuaciones de la manera más armoniosa con el sistema. Así por ejemplo estos ingenieros deben de haber estado implicados en la creación del sistema. 

De otra forma, puedes encontrar una solución en el momento pero a largo plazo puede resultar contraproducente para las automatizaciones. Por eso, nadie mejor que un equipo de ingenieros especializado en el programa especifico para establecer soluciones de forma.

4. Integración unificada en 1 solo portal. 

En caso de que decidas migrar, te conviene llegar a una solución que ofrezca la integración unificada en un solo portal ya que esto creará un trabajo mucho más eficiente y rápido entre los encargados. Ahorraras en tiempo y dinero puesto que no tendrás que lidiar con la contratación de múltiples proveedores sino todo estará unificado con el mismo servicio. 

Además de esto será para ti mucho más fácil monitorear el avance y resultado de la migración desde un único usuario. 

La integración en un solo portal del registro de capacitación de tu empresa puede traer beneficios tanto para los administradores que ahora pueden tener todo el material centralizado como para los usuarios comunes que buscan la reducción de tiempo en la creación y actualización de la base de usuarios a través de la integración con tecnología SAP para poder controlar de manera fácil y directa, desde  un solo lugar: producción, logística, inventario, envíos y contabilidad.

La tecnología SAP se define de la siguiente manera:

Sistemas, Aplicaciones y Productos para Procesamiento de Datos, un sistema informático que utilizan las empresas para administrar correctamente las diferentes acciones de la empresa como la producción, la logística, el inventario, los envíos y la contabilidad.

https://netcheck.es/que-es-sap-y-para-que-sirve/

La tecnología SAP ayuda justamente a que el sistema evite distribuirse entre muchos diferentes portales, En ese caso la experiencia del usuario se deteriora porque él necesitaría estar iniciando sesión y accediendo a distintas plataformas todo el tiempo.

En cambio, si tu plataforma está completamente centralizada en un solo lugar entonces podrás realizar despliegues masivos de recursos, que resultan muy útiles

5. Despliegue masivo de recursos y datos en formato de tablas.

La reducción de tiempo en la creación y actualización de la base de usuarios a través de la integración con SAP resulta ideal para lograr los cometidos con la mayor eficacia.

Hemos tenido casos en donde la reducción del tiempo de despliegue en los cursos de temporada se redujo de días a horas.

Con el uso de la plataforma Totara, experimentamos también una disminución de la carga administrativa al permitir a los gerentes de tienda y regionales descargar reportes directamente de la plataforma.

A través de un archivo CSV es posible subir de manera masiva los registros de finalización. Esta carga se basa en el username del usuario y registra en la plataforma la fecha de finalización del curso y la calificación obtenida.

Un archivo CSV (valores separados por comas) es un archivo de texto que tiene un formato específico que permite guardar los datos en un formato de tabla estructurada.

https://support.google.com/google-ads/answer/9004364?hl=es-419

Cuando se tiene una base de datos con calificaciones de cada curso de cada usuario, se puede optar por una carga masiva o inserción en base de datos

Importar registros de finalización con funcionalidades que contiene Totara	A través de un archivo CSV es posible subir de manera masiva los registros de finalización. Esta carga se basa en el username del usuario y registra en la plataforma la fecha de finalización del curso y la calificación obtenida.
Importar calificaciones en cada curso	Cuando se tiene una base de datos con calificaciones de cada curso de cada usuario, se puede optar por una carga masiva o inserción en base de datos

6. Plan mínimo de capacitación sobre uso de software

La capacitación para la administración de la plataforma será más que necesaria, sin ella resultará que la empresa no podrá sacarle todo el potencial al servicio SaaS LMS que ha sido contratado. Por esta razón un plan mínimo de formación práctica en el uso de perfiles es necesario.  

Si la empresa resulta ser más grande que los número ofrecidos te recomendamos que mínimamente se capacite a la cantidad de personas estipulada más abajo. En caso de que la cantidad de personas sea menor, se recomienda capacitar a todos los integrantes.

De acuerdo con los perfiles a capacitar, sugerimos el siguiente plan de formación por perfil:

1. Aprendiz (Capacitar a todos los usuarios) 
   • Guía de acceso a la plataforma
   • Página de preguntas frecuentes
2. Maestros no editores (aprox. 50 usuarios)
   • Infografía general referente al  recurso y actividad en plataforma
   • Guías de calificación de actividades 
   • Guía para la moderación de foros 
3. maestros Editores ( aprox. 20 usuarios)
   • Todos o alguno de los recursos de los perfiles anteriores
   • Programa virtual para la creación de cursos básico
   • Programa virtual para la creación de cursos avanzado
4. Gerencia (5 usuarios) y Administrador (1 usario)
   • Todos o alguno de los recursos de los perfiles anteriores
   • Programa virtual para administrar usuarios y audiencias
   • Programa virtual para la gestión de roles
   • Programa virtual para la gestión cursos y programas
   • Programa virtual para la gestión de informes

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