5 retos para el éxito del equipo laboral remoto

Desde que empezó la pandemia, los equipos de trabajo han pasado a laborar de manera remota. Ha sido un gran reto aprender a consolidar eficientemente este nuevo modelo de gestión. La comunicación proactiva y la convivencia intencionada son ahora habilidades transversales clave para el avance de los procesos a distancia. La productividad está puesta en juego.

Los cuatro retos para toda empresa que tiene que llevar a su gente al ambiente remoto son presentados a continuación.

Delegar tareas informando parámetros, expectativas y prioridades.
Crear una comunicación efectiva entre el equipo.
Implementar herramientas adecuadas para compartir y comunicar.
Adaptar al equipo a la nueva tecnología para el “home office”.
Crear una verdadera convivencia a distancia con el equipo.

Conoce a detalle las observaciones y consejos que hemos podido sacar de nuestra propia experiencia en TAEC.

1. Delegar tareas informando parámetros, expectativas y prioridades

Todos en el equipo deben entender cuáles son las cuentas que deben rendirse. Hay que ser muy claro. Es trabajo de los managers poner las prioridades. Asegúrate de que todo tu equipo las entienda.

Comunica qué trabajo esperas que se efectúe; no dudes en repetir varias veces y de distintas formas, la gente lo necesita. Reitera el contenido prioritario respondiendo a las 5 preguntas más importantes para comunicar en el ambiente laboral.

¿Cuál es el objetivo?
¿Cuáles son las tareas?
¿Cuál es el probable impacto positivo y negativo?
¿Quién será el primer responsable para efectuar cada tarea?
¿Cuál es el nivel de urgencia que se maneja para dicha prioridad?

Una vez que tengas claridad de respuesta para dichas preguntas, necesitas plasmar el todo por escrito en un espacio digital y colectivo. Es muy fácil que los elementos hablados durante una junta se pierdan y se olviden, evitar esto potencia la productividad e innovación de las empresas. Existen muchas herramientas disponibles para calendarizar y organizar tareas, pero lo mejor es que puedas tener todo en un ambiente ÁGIL especializado en la gestión de proyectos como puede ser JIRA, Monday.com u otro.

Tener objetivos, tareas y responsables definidos por escrito en un orden ÁGIL y cronológico, resulta en un mapa de trabajo que es una guía continua para las reuniones. Entonces, cuando se junte el equipo, podrá dar seguimiento fáctico de los progresos y bloqueos que está experimentando cada miembro durante el proyecto y cómo solucionarlo.

Toda tarea debe de estar escrita en algún lado, ya que el estar remotamente hace que se pierden muy fácilmente estas tareas habladas en las juntas.

2. Crear una comunicación efectiva entre el equipo

Si tu equipo ya se encontraba en una situación de amplia comunicación, convivencia y trabajo en equipo, antes de la pandemia, entonces, implementar nuevas tecnologías será relativamente fácil.

Si el equipo era muy disperso y no acostumbraba a comunicar efectivamente, entonces necesitas ocuparte urgentemente de la situación. Transmite la importancia del nivel de comunicación que necesitan entablar de manera remota. Paralelamente, traza siempre los límites de las tareas específicas que cada quien ejecutará por su cuenta (como ha sido explicado en el punto 1).

Evita el apadrinamiento preferencial hacia tus subalternos. Pero, fomenta su desarrollo y crecimiento según la motivación que veas en ellos.

3. Implementar herramientas adecuadas para compartir y comunicar.

Aquí, te proponemos una lista de diferentes tipos de aplicaciones pertinentes que pueden servirte para realizar diferentes funciones y el por qué son importantes:

hoja de documentos – Google Docs; Microsoft Word;
hoja de cálculo – Google Sheets; MIcrosoft Excel;
presentaciones – Google Presentations, PowerPoint;
herramienta de creación y edición de cursos e-learning- Articulate 360; Vyond;
tus propias aplicaciones, necesarias para los procesos específicos del giro de tu empresa. – AutoCad, SAP, etc…

*Para las herramientas de ofimática puedes escoger entre Gsuite (Google) y Office 365 (Microsoft). Personalmente, en TAEC preferimos utilizar la Suite de Google. Esta tiene más capacidad de almacenamiento en los paquetes pagados y mejor procesamiento de archivos grandes como videos, cursos, e-learning, etc.

Es clave que las aplicaciones estén en línea (en la nube) para que los miembros del equipo a distancia puedan trabajar colaborativamente y compartir información en tiempo real. Existen alternativas gratuitas y alternativas que por un poco de dinero te traerán funcionalidades mucho más especializadas o, intuitivas y completas.

También, la organización deberá poseer todas las aplicaciones que sirven para la comunicación y organización:

sistema de mensajería (team chat),
sistema de videoconferencias
sistema de gestión de proyectos en línea (online project management),
sistema de aprendizaje y tutoría en línea. (online training system o LMS- Learning Management System).
Calendario y agenda digital interconectada entre los miembros del equipo.

Herramientas de comunicación	Herramientas de trabajo
Sistema de mensajería	Hoja de documentos tipo Word
sistema de videoconferencias	Hoja de calculo tipo Excel
Sistema de gestión de proyectos en línea.	Presentaciones tipo PPT
Sistema de aprendizaje – LMS (Learning Management System)	Apps especializadas de la empresa
Calendario y Agenda digital interconectada	Herramienta de creación y edición de cursos e-learning

¡Asegúrate que todas las herramientas que requieras se encuentren en la nube (digital)! Recuerda, es vital.

4. Adaptar al equipo a la nueva tecnología para el “home office”

Para adaptar a tu personal a los nuevos ambientes existe la posibilidad de crear contenido de manera amateur o la posibilidad de otorgar capacitaciones más profesionales en un ambiente especializado para el aprendizaje y la comunicación laboral (LMS).

¿Cómo crear contenido e-learning de manera amateur?
¿Cómo crear e-learning de manera profesional?
¿Qué beneficios aporta un LMS y cómo conecta virtualmente a una empresa?

¿Cómo crear contenido e-learning de manera amateur?

Haz tutoriales acerca de cómo usar las nuevas herramientas que ahora los interconectan vía internet. Otorga a tu personal la información requerida.

Si no tienes ninguna solución preestablecida para crear tutoriales, puedes contratar catálogos en línea de micro-aprendizaje (micro-learning) o crear tus propios tutoriales grabando videoconferencias y screencast. Necesitas llevar a los miembros paso a paso por cada funcionalidad básica de las aplicaciones y dar el espacio para dudas, observaciones y preguntas.

¿Cómo crear e-learning de manera profesional?

Para llevar bien la transición técnica, será muy conveniente que cuentes con un plan de capacitación para enseñarle a tu equipo cómo usar las nuevas aplicaciones y soluciones.

La tutoría para la transición digital y cualquier otro tipo de tutoría pueden ser producidas de manera profesional, utilizando aplicaciones especializadas para crear cursos y simulaciones e-learning.

Las herramientas de autoría de cursos permiten que el material pueda ser revisado por los colaboradores, actualizarse, y así, quedar listo para ser utilizado en la plataforma e-learning LMS.

¿Qué beneficios aporta un LMS y cómo conecta virtualmente a una empresa?

Los beneficios que debe aportar un LMS corporativo adecuado para tu empresa se enlistan a continuación.

Flexibilidad de horario para alumnos.
Automatizaciones didácticas para los capacitadores.
Aprendizaje en vivo a distancia.
Facilidad de uso del app, (intuitivo).
Aprendizaje continuo.
Seguimiento continuo y preciso de los alumnos.
Calendarización de todos los eventos en vivo.
Organización de los tiempos mínimos y máximos de completación de los cursos asíncronos.
Apoyo laboral entre miembros del equipo de trabajo.
Colaboración didáctica entre miembros de la empresa.
Posibilidad de integraciones con los plugins más adecuados para el giro de la empresa.
Centralización de todas las tareas en un solo ambiente digital (una sola plataforma LMS).

Desbloquear una red de comunicación y conocimiento disponible para todos los miembros de la organización es sumamente beneficioso y refrescante para el personal.

A continuación presentamos una lista de ejemplos de las mejores herramientas para fomentar el e-learning y la comunicación activa en una organización.

Plataformas LMS – (Aloja tus cursos y permite el e-learning asíncrono.)	Herramientas de autoría – (aplicaciones para crear cursos e-learning)	Catálogos de cursos – (accede todo el catalogo con tu inscripción
Totara – El LMS más desarrollado del mercado para el uso empresarial. Cuenta con Totara Learn, Totara Engage y Totara Perform.	Articulate 360 – Con todas sus aplicaciones para crear e-learning profesional. (Storyline, Rise, Review, Studio, Training, Content Library, Peek, Replay).Storyline 36	Go1 – (Gestión, servicio al cliente, habilidades de IT, desarrollo profesional con inteligencia artificial para proponerte los mejores cursos a continuación)
Otto Learn – Una plataforma de aprendizaje adaptativo, con tecnología IA que predice que requiere el usuario a continuación	Vyond – Herramienta para crear videos animados con movimiento bucal.	LearningCoffee – (Cursos creados por expertos, instituciones y empresas importantes).
Rise.com – (Facil creación y almacenamiento de bellos cursos capaces de compartirse con un click)	Mootivated – Herramienta para crear videos animados sencillos.	RapidCourse – (Microcursos de habilidades necesarias para toda la cadena de valor de una empresa)
Moodle – (Fácil para empezar, la herramienta más usada a nivel académico y empresarial)		CoustomGuide – (Ofimática y habilidades empresariales)

5. Crear una verdadera convivencia a distancia con el equipo.

Al tener interacciones a distancia de todo tipo con tu equipo considera siempre los puntos más importantes.

La presencia en cámara es muy importante para sentir la presencia del otro.
Escribe correctamente en los chats, muchos chats empresariales tienen la opción de libre edición (utilizalos para comunicarte y escribe de la mejor manera posible a tus colegas, no existe mayor claridad que la de una buena redacción).
Aprender a celebrar los éxitos a distancia es fundamental para fortalecer la unidad entre los miembros del equipo.
Saber comunicar proactivamente las prioridades en un ambiente remoto.

Las aplicaciones digitales u otras herramientas, como puede ser un simple teléfono, son finalmente, medios para comunicar; pero, la verdadera efectividad radica en la fuerza del espíritu comunicativo de la empresa y sus miembros.

La realidad es que si los equipos ya contaban con una fuerte intención de comunicar, entonces no debería ser tan complicado migrar a soluciones virtuales.

La convivencia sana y activa es crucial para fomentar la unidad en una empresa. Existen varias alternativas para llevar a cabo la conexión entre el personal en un ambiente laboral a distancia.

Necesitamos crear espacios digitales de convivencia fuera de lo laboral. Podemos conversar casualmente y aprender a relajar el ambiente. Tenemos que conocernos mutuamente y considerar a los demás como seres humanos, no solo como engranajes del sistema empresarial.

Toda la interacción tiene que tener lugar en videoconferencias y chats internos. Ahí, cualquier miembro de una organización con equipos a distancia, tiene que poder intercambiar con libertad de expresión y respeto.

En conclusión:

Todo el mundo debe esforzarse por tener una intención de acercamiento proactiva y positiva, y entonces las herramientas tecnológicas de conexión, capacitación y ejecución vendrán a beneficiar a la empresa.