6 pasos para asegurar responsabilidades sin micro-gestionar en un ambiente laboral remoto

Antes, trabajar desde casa sonaba como una especie de sueño en donde por fin las personas se verían libres de las tradicionales ataduras que ir a la oficina implica y lograrían al fin disponer de su tiempo como nunca antes habían podido.

Pero la realidad es que en la mayoría de los casos las empresas no logran establecer un sistema de trabajo remoto fiable para que las personas logren los objetivos. Entonces los líderes poco experimentados establecen prácticas de hostigamiento que terminan por micro gestionar a distancia el trabajo de sus subalternos. Lo que puede resultar en una tensión mayor que él podía experimentar en la oficina. 

Aprende a delegar las tareas y responsabilidades correctamente y previene el hostigamiento y micro gestión de tus empleados. Entabla reuniones adecuadas para resolver las situaciones que merecen el tiempo y evita crear conferencias inútiles.

A continuación te revelamos nuestros secretos en la gestión a distancia para lograr supervisar a tu equipo sin atosigarlo.

Para rastrear resultados con sensatez entonces debes estar seguro que la persona que estas evaluando ha sido proporcionada con la información y herramientas que necesita.

1. Asegúrate que tu equipo haya obtenido la capacitación previa necesaria 

La institución tiene la responsabilidad de establecer un programa de capacitación para sus empleados. Esta responsabilidad se convierte en una oportunidad cuando se establecen entrenamientos que solucionan justamente los problemas más comunes de manera sistemática. 

Hoy en día la capacitación virtual resulta más redituable que mantener el viejo esquema de seminarios presenciales.

Estas capacitaciones pueden ser tan simples o complejas como lo requiera la empresa. 

Además necesitan motivar al personal a cursar las lecciones para realmente asegurar la adquisición de información. 

Es importante que establezcas una estrategia al respecto, previa a la delegación de tareas. 

No es que tú tengas que explicarle su profesión al especialista que acabas de contratar, pero si tiene que asegurarse que entienda el enfoque y la dirección que le tiene que dar a sus habilidades. ¿Cómo es que se espera que él haga las cosas? 

Y dependiendo del sector, habrá quizás capacitaciones básicas pero obligatorias si es que pueden afectar la integridad física del usuariopor ejemplo en un cuarto de máquinas o en cualquier tipo de taller. 

2. Check-in y retroalimentación

Aprende a Iterar de forma eficiente. Iterar es repetir el procedimiento pero a partir de algo que ya circuló por todo el ciclo de producción anteriormente, y será revisado para volver a entrar al ciclo nuevamente y mejorar.

Los tomadores de decisiones deben ser muy claros y articulados en su aprobación para que los subordinados puedan proseguir con el trabajo de manera adecuada. Tu intención de comunicar necesita ser fuerte. La directiva tiene que definir el “qué” y el “porqué”. No debes provocar que tus subordinados, adivinen o se pregunten: ¿Qué debo de hacer?

3. Definir canales específicos para: equipos, proyectos clave y anuncios institucionales

Todos deben de aprender a reducir el ruido usando mensajes directos y saber cuándo dejar que una información se disemine.

Hay que entusiasmar al equipo a redoblar los esfuerzos de comunicación que se solían hacer en oficina y hacerles entender por qué es importante.

Esencialmente, para llevar a cabo esta práctica laboral  todos tienen que aprender a reflexionar bien acerca de: ¿Quién o quienes necesitan realmente recibir el mensaje en cuestión?

4. No discutan en los chats

 Debido a la pérdida de lenguaje corporal se pierde mucha información y los mensajes pueden ser malinterpretados o crear discordias innecesarias.

Lo mejor que podemos hacer es abrir inmediatamente una video conferencia y ahí, con las cámaras prendidas, discutir cualquier tema que se necesite.

5. Haz tantas videoconferencias como sea necesario

Eso permite crear un espacio más íntimo entre personas que trabajan de manera remota permanentemente. Además permite que los mensajes se transmitan de mejor manera dado que el lenguaje corporal también es expresado y recibido en una videoconferencia.

Ten siempre cuidado de tener tu escritorio virtual y tu espacio físico limpio y ausente de cosas que no quieres que los demás sepan o vean. Quita las notificaciones y no olvides asegurarte siempre de estar silenciado! ¡Mute, mute, mute!

6. Comunica, divide y vencerás

Rastrear puntos de referencia dentro de la historia de la empresa y definir acontecimientos importantes que se desean alcanzar en un futuro es determinante. Todo el equipo debe de saber a qué retos se enfrentan y entender la historia de la empresa: ¿Qué retos ha superado?, ¿Qué victorias ha alcanzado?

Como miembro de un equipo frente a un proyecto, es fácil tener la confianza de que las personas están llevando a cabo su parte asignada  cuando eres capaz de observar progreso en dicha tarea. En un ambiente remoto esta herramienta puede ayudar a hacer visible el trabajo sin darles una sensación de hostigamiento a los demás. Evita contactos repetitivos y tediosos: -“Ya está listo?” “No” “Ya?” “No” ….. – 

Las herramientas de manejo de proyectos empoderan a los miembros del equipo al delegarse liderazgo en ciertas actividades que les corresponden.

Además permite tener una clara visión de quien está trabajando en qué. Y quién es aquel que es líder de qué proyectos. Evita choques innecesarios dentro de la empresa y define claras responsabilidades.

Define roles dentro de los proyectos, todo el mundo conoce su trabajo específico y el de los demás.

No tengas miedo de definir de forma exageradamente precisa cada paso que necesita realizarse para que el proyecto se desarrolle al 100%.

Divide el proyecto pero mantente unido con tu equipo!

De esa forma todos juntos vencerán.

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Lic. Periodismo, fascinado por la información pertinente del mundo del e-learning, la tecnología digital y las empresas. A la vez disfruto intercambiando con la audiencia y con los colaboradores y colegas de TAEC que siempre me apoyan para ofrecer la mejor información.

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