Entender cómo funciona KANBAN para el e-learning

Recuerdas esas películas de guerra en la que veías al comandante observando atentamente las pantallas que transmitían lo que veían los soldados. Recuerdas percibir la sensación de unidad entre el escuadrón y el centro de inteligencia que re evalúa  las acciones a cada paso? Pues es a eso a lo que queremos llegar con nuestros proyectos.

De hecho el método de KANBAN fue implementado en un ambiente de post-guerra. Desde el año 1947 en Japón por la empresa Toyota Motors que buscaba lograr la máxima eficiencia en los procesos frente al abasto exacto de materia prima para no generar un sobrecosto debido a la imprecisión de la gestión desarrollo el sistema de tarjetas, para crear una tensión constante en el flujo de los procesos que los equipos tenían que llevar a cabo.

¡Hacer un proyecto con un equipo es cómo ir a la guerra y afrontar varias batallas!

Cada quien tiene su tarea, y un reto que debe de vencer. Esto se podría considerar cómo el enemigo potencial.

Es mejor pelear cada batalla con estrategia, todos sabemos eso Y la guerra no es más que una consecución de batallas que eventualmente llevan a la victoria o a la derrota. 

A ninguno nos sorprende que tenga que existir un plan que antecede cualquier acción. Por otro lado un buen estratega necesita tener la habilidad de reconstruir su plan y la disposición de sus tropas en cualquier momento que considere necesario. El primer plan solo es el reflejo de la primera bala que se dispara, pero conforme el escuadrón avance, cada bala tendrá que ser redirigida hacia el objetivo independientemente del cambio de planes que el enemigo provoque.


En una situación de vida o muerte sería impensable no replantear la estrategia si el enemigo ha tornado la situación mucho más difícil o peligrosa de lo que se suponía en el plan inicial. 

Al igual en un proyecto, no se puede caer en la trampa de sucumbir al peligro de los contratiempos y resultados desatinados. Y para esto la reevaluación constante y la comunicación continua a cada movimiento son esenciales.

De esto depende el éxito de la misión del equipo que es entregar un resultado de proyecto que sea el esperado por todos.

Sorprendentemente, este sistema viajó por muchas industrias mejorando los procesos como nunca antes, hasta llegar a la industria del software y del e-learning.

Hoy en día es ampliamente utilizado porque respeta todos los requisitos que plantea el manifiesto ÁGIL (2001) que ha sido la base de una evolución inédita en la producción de software. Así KAN BAN ha recuperado popularidad y se ha  posicionado como el sistema más fiable y facil de implementar para acercarse a los principios AGILES 

KanBan es dramáticamente más simple y aún mejor que todos los métodos utilizados antes. 

Provee más alta calidad a un ritmo más alto, que cualquier cosa.

Es la primera vez que siento que cada minuto del día que mi equipo pasa trabajando, está agregando valor al producto.

Puedo hacer mucho más con menos personas.

Producir mucho más con mayor calidad.

Erick Brechner – fundador de Ally for Onlys in Tech, LLC

A continuación explicamos como KANBAN se diferencia de una simple cascada de tareas y de un pizarrón que sirve solo para visualizar el trabajo que se está realizando. No. Kanban sirve realmente para gestionar a tu equipo de la manera más eficiente.

  1. Cómo ejecuta KANBAN los proyectos de e-learning
  2. Cómo KAN BAN administra el aprovisionamiento oportuno de cada área.
  3. Cómo KAN BAN organiza efectivamente al personal para que siempre están añadiendo valor al proyecto.
  4. Finalmente ofreceremos una lista de herramientas para usar Kanban de manera virtual en tus proyectos de e-learning.

1. Cómo ejecuta KANBAN los proyectos de e-learning.

Kanban trabaja atacando los problemas a forma de enjambre. Eso significa que en vez de tener un ataque concentrado y puntual aborda el proyecto,utiliizando muchos agentes independientes que son capaces de abordar constantemente los problemas y ayudar a combatir las dificultades mas grandes de manera colaborativa si es necesario.

Por la capacidad de enjambre que otorga el kanban a los equipos, no es solo una tabla de visualización de tareas sino una herramienta de administración activa.

Las Principales diferencias que el tablero Kanban posee en comparación a un simple tablero de visualización son:

  • Divide tus columnas en: progreso y  finalizado, en cada etapa.
    • Esto te permitirá iterar continuamente si es necesario y también ofrecerle al que sigue en la cadena de producción la información para que sepa que puede ir revisando y trabajando. 
  • WIP (Work In Progress) tareas en proceso*
    • El límite de tareas en proceso (WIP)  es usado para saber cuantas tareas pueden existir en un recuadro a la vez, y también ofrece un limite de tareas que pueden estar presentes en esa área al mismo tiempo.
    • El límite de WIP, es un número en cada etapa y limita el nombre de casillas, que puede haber en una casilla.El numero de tareas limite por recuadro, tiene que ser del número de personas que están en el equipo , y un poco más para que si trabajan rápido puedan adelantar sus tareas. 
    • Cada etapa tiene que tener un número de limite de tareas  parecido para evitar cuellos de botella en alguna parte del proceso. 

Este es un elemento vital del KANBAN. Gracias a esta artimaña, se puede realmente empezar a gestionar activamente. 

  • Tarjetas KANBAN
    • sirven para descomponer las tareas en tareas unitarias y definirlas en cuestión de proceso. ahí encontramos las reglas de finalización de las tareas. A estas tarjetas se les puede adjuntar cualquier tipo de archivos o documentos que sean necesarios para el trabajo, de tal forma que estos queden registrados en la nube dentro del flujo de trabajo disponible para todos. 
  • Reglas de finalización de tareas
    • Las reglas de finalización sirven para especificar cuales son los tiempos estimados para la tarea asignada que se puede especificar en la tarjeta preparada para la tarea. así como los estándares de calidad que se esperan de la tarea en el lapso de tiempo establecido.

2. Cómo administrar el aprovisionamiento oportuno de cada área

Cadena floja vs cadena tensa.

Cadena tensa: Imagina una cadena en el piso. Ahora digamos que la quieres llevar hacia cierta dirección. Lo más lógico sería agarrarla por el eslabón que apunta hacia la dirección y jalar a todos los otros que están conectados con este. Esto crearía una tensión en toda la cadena al jalar.

Cadena floja: Extrañamente, en los procesos complejos la tendencia intuitiva es la contraria, como si quisiera empujar a partir de la parte de atrás de la cadena. entonces la cadena se empezaría a apilar hasta que en vez de jalarla desde un solo punto estaría empujando un bulto de fierro. Con 0 tensión entre sus eslabones.

Para un proceso en cadena obviamente necesitamos aplicar el primer caso.

  • La persona que necesita aprovisionarse para realizar su tarea necesita estar exigiendo al eslabón anterior que le de el material necesario para que él pueda desempeñarse. Y para que esto suceda de manera oportuna todos deben de contar con recursos de reserva que sirvan  para continuar trabajando mientras se hace el aprovisionamiento de la nueva reserva de recursos. 
  • Todos podrán observar las fallas y necesidades de manera oportuna para aprovisionar de soluciones. Los WIPs ayudan a todos a proveer ayuda efectiva a quien la necesita ya que no pueden simplemente seguir elaborando las tareas que ellos se imaginen que valen la pena. Sino que tiene que ahora ayudar a otro miembro del equipo a encontrar una solución.

3. Cómo reorganizar al personal para que siempre estén generando valor para el proyecto.

Cuando alguien que se encuentra más adelante en la cadena y ve que no recibe insumos para trabajar por parte del area anterior, este tiene que acercarse al personal que acercarce a esa area y ver de qué manera podría ayudar, en vez de ponerse hacer cosas que él se imagina.

Él se verá obligado  por el sistema puesto que no tendrá derecho a emprender alguna otra tarea una vez alcanzados sus límite de WIP.

  • Apegándose las prioridades enfocamos nuestro capital humano en para que siempre estén trabajando en las prioridades del momento.
  • Entre más polivalente sea nuestro equipo más iremos completando el trabajo sin cuellos de botella. Por lo tanto, permitirles ayudar en lo que sea necesario. Aprenderán más del proceso y también tendrán más conciencia de los retos de cada parte del proceso. Enriquece su visión y la tuya en cuanto a sus capacidades. A la vez, si vemos que alguien está indispuesto, permite sustentar la operación más allá de dicha persona. 

En la medida en que algo no está fluyendo del todo se puede ir asignando a más personas, hasta que se solucione. Puesto que lentamente se verán frenadas de su trabajo ya que no recibirán el material necesario de la parte anterior de la cadena. 

4. Herramientas digitales disponibles para KANBAN. 

Con las herramientas tecnológicas puede obtener hasta tener tableros por equipos, y un tablero maestro en dónde todos podrán visualizar en qué parte del proceso están existiendo contratiempos. 

Resulta mucho más fácil que usar un método de pizarra, claro está, siempre y cuando respeten los roles diarios y que de hecho se usen las restricciones que componen al sistema KANBAN.

TRELLO

ATLASSIAN

BITRIX

Entre otros en donde tendrás que pagar. 

En realidad estos programas solo te dan más funcionalidad al momento de crear tarjetas adjuntar documentos, etc… Aunque tenemos que saber que la base del proceso KANBAN es un método de organización no un tablero que rápidamente puede caer a ser simplemente un proceso de cascada más, en un SCRUM más que en realidad no ayuda a más que a visualizar quien está haciendo qué.

KANBAN es para quien entiende la importancia de respetar los límites establecidos y gestionar a partir de ello.

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Lic. Periodismo, fascinado por la información pertinente del mundo del e-learning, la tecnología digital y las empresas. A la vez disfruto intercambiando con la audiencia y con los colaboradores y colegas de TAEC que siempre me apoyan para ofrecer la mejor información.

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