5 puntos para analizar propuestas SaaS LMS y encontrar un proveedor serio

Todos nos hemos topado con la necesidad de contratar un servicio en línea, a la par existe la desconfianza que invertir miles de dólares en un servicio digital como son los cursos en línea, puede generarnos.

Ahora explicaremos desde nuestra propia experiencia en que aspectos previos deberías fijarte si deseas adquirir un servicio SaaS LMS para tu organización. 

En caso de que ya cuentes con uno: compara los puntos explicados con tu experiencia y a partir de ello califica a tu proveedor de servicios.

Si tu experiencia no es reflejo de lo que está explicado a continuación te recomendamos buscar un nuevo proveedor pues a la larga obtendrás problemas. 

Obviamente este debe de estar colocado en la nube, en la red, por medio de servidores remotos de alta capacidad. Así es como todos los servicios de software hoy en día se desarrollan. la gran mayoría de los Software as a Service utilizan justamente esta tencología con proveedores gigantes como AWS o Azure (entre otros)

Para llegar al proveedor de SaaS LMS adecuado, presentamos los siguientes 6 puntos de apoyo para que puedas fijarte en los puntos más importantes que debe cumplir el contratado: 

  1. Debes de entender la capacidad del servicio para saber si este se puede aplicar a tus necesidades: puntos de análisis de capacidad y usabilidad del servicio. 
  2. Analiza el acuerdo de nivel de servicio que necesitas frente al que propone la empresa y saber si existe flexibilidad.
  3. El proceso de actualización necesita estar especificado y contar con un modelo de seguimiento para asegurar la funcionalidad y evitar problemas recurrentes.
  4. ¿Cómo piensa el proveedor abordar las fallas y urgencias que se presenten? ¿Acaso cuenta con un modelo especificado para abordar los problemas sistemáticamente y con la capacidad de llevar a cabo procesos de urgencia? La respuesta debería de ser positiva.
  5. El proveedor debería de ofrecer instancias elásticas ya que estás son la tecnología más rentable y útil para el cliente. Sobre este servicio debería de proporcionar su plan de monitoreo de instancias elásticas para que el cliente siempre obtenga los gastos más eficientes dentro del uso de sus plataformas. 

1. Análisis de capacidades y usabilidad del servicio. 

Un análisis detallado de nuestros requerimientos debería de ser ofrecido por cualquier posible proveedor serio. Necesitas consultoría realizada con profesionalismo y dedicación. 

No olvides que el tiempo de los profesionales también es muy preciado por lo que si piensas quitarles el tiempo con entrevistas y consultas, demuestra un interés por comprar, de otra forma podrías ser ignorado por los consultores. 

Modelo pedagógico: considera la tecnología que ya se tiene y los formatos digitales en los que ya tiene información plasmada de ahí es que puede escoger diferentes opciones de LMS. Existen sistemas para todos. Los LMS robustos ofrecen muchos servicios y posibilidades de migración. 

Usabilidad: qué tan fácil es usar el LMS. Existen diferentes niveles de programas. Unos más fáciles que otros. Este punto apela a la experiencia del usuario y al Look and feel del curso que hacen parte de la emoción inicial que el usuario establece con el contenido. 

Comunicación y colaboración: entre más centralizadas están las herramientas será mejor para la experiencia del usuario. Además, tú nunca te olvidarás de hacer uso de alguna plataforma ya que en una plataforma robusta siempre obtendrás las herramientas que necesites, centralizadas.

  • Chat Foro Microblogging
  • Blog
  • Wiki
  • Videoconferencias
  • Anuncios
  • Correo electrónico

Si prefieres optar por una opción menos robusta, más ligera e intuitiva recuerda que siempre puedes usar herramientas externas de terceros y organizarte de esa manera, aunque será ligeramente más complicado dependiendo de la cantidad de contenido y conversación que necesite el curso. 

Por otro lado, opciones como WhatsApp o Google Drive pueden sacar cualquiera de apuros. Aún así, la tendencia tecnológica en centralizar todas las herramientas para facilitar la experiencia. Hoy en día, un curso robusto de vanguardia necesitará contar con todas sus herramientas centralizadas. 

Seguimiento y evaluación de cada uno de los estudiantes: Debe de poder realizar todos los procesos pertinentes de una rúbrica de la manera más usable que pueda. Tienes que contar con procesos diagnósticos. formativos, con valoraciones cuantitativas y cualitativas.

Para implementar correctamente los exámenes, el proveedor necesita poder ofrecer los siguientes elementos:

  • Consulta mediante web services a la base de datos de Procesar para dar permiso al usuario de realizar su examen.
  • Toma de fotografías iniciales para verificar la identidad del usuario. Dicha imagen se envía al servidor del proveedor para ser verificada al momento por un supervisor.
  • Toma de video durante el examen para verificar que el usuario no está copiando a los compañeros.
  • Creación de un navegador seguro para que los usuarios solo puedan visualizar su examen. Está prohibido copiar y pegar, tomar screenshots o navegar en otras páginas web.
  • Generación de constancias y reportes.
  • Desarrollo de la base de reactivos a partir de la cual se generan los exámenes aleatorios.

Interoperabilidad: Que la plataforma opere en cualquier móvil, PC o cualquier dispositivo de última generación. 

Redes sociales y gamificación/ ludificación: que la plataforma permita introducir servicios de terceros. Que permita integrar elementos de terceros. De esta manera la persona puede hacer un uso mucho más amplio del conocimiento y su forma de presentarlo.

Centralidad de herramientas: Entre más centralizados se encuentren estos elementos será más óptima la experiencia del usuario. 

Definir el uso y aplicación de estos seis elementos logrará otorgarte una visión clara y concisa de cuales son las capacidades y productos ofrecidos en el Saas LMS en cuestión. 

2. Acuerdo de nivel de servicio (SLA)

Tras analizar la propuesta práctica del servicio, necesitas asegurarte de leer el plan SLA que el proveedor de servicios propone. En este tienen que venir varios parámetros que van desde el soporte al usuario, hasta las actualizaciones y cambios del sistema para lograr mejoras tecnológicas u otros cambios de los cuales los usuarios finales no necesitan enterarse enteramente.

Este será el contrato que ambas partes establecerán como un estándar de servicio posicionado sobre una línea media entre lo que el proveedor se compromete a proporcionar y lo que el cliente necesita para funcionar correctamente. 

A continuación les presentamos un ejemplo de SLA agreement de TAEC (para el ejemplo hablaremos de la plataforma AWS amazon web services)

Proporcionará revisiones bimensuales para analizar el rendimiento del entorno de AWS, así como recomendaciones para optimizar los costos. Esto incluye recomendaciones relacionadas con el uso de instancias reservadas, el origen de alertas e investigaciones para mejoras de rendimiento acompañadas de información reportada por AWS Trusted Advisor y Rackspace Compass. La revisión se basará en la siguiente agenda:

SLA de Taec parte 1

Soporte técnico con sentido de urgencia.

Tickets de soporte para gestionar soporte

Supervisión de alertas

Próximos eventos de mantenimiento

Mediciones de SLA acordadas.

Recomendaciones de mejores prácticas de servidor en la nube

Cambios recientes en su entorno

Próximos eventos para clientes

Avisos de servidor en la nube

SLA de Taec parte 2

Cualquier programa proveedor serio ofrecería un SLA parecido. En caso contrario, mucho ojo, podrías verte embarcado por amateurs de la industria. 

3. El proceso de actualización debe de tener un modelo. 

El proveedor de servicio contratado debe de tener un modelo de actualización para obtener el control de los procesos. De esta manera te puedes asegurar que las actualizaciones no serán nunca para mal sino siempre en beneficio de la práctica deseada.

Las políticas que TAEC utiliza para la actualización son las siguientes:

  1. Creación de un respaldo completo del ambiente productivo, el cual se almacena en un ambiente independiente
  2. En un ambiente de desarrollo se restaura por completo el respaldo y se realizan las siguientes pruebas:
    • Actualización del código de la plataforma.
    • Comprobación de actualización de plug-ins.
    • Desarrollo de tema gráfico en caso de ser necesario y aprobación por parte del cliente.
    • Compatibilidad con librerías externas que requiera el servidor por parte de la plataforma en su nueva versión.

Una vez realizadas las pruebas en el servidor de desarrollo, se pasará a aprobación y actualización para su ambiente productivo

  1. Creación de un respaldo completo del ambiente productivo, esto para una restauración inmediata y sin pérdida de datos en caso de cualquier imprevisto.
  2. Antes de iniciar la actualización del sitio productivo, lo ponemos en modo mantenimiento, con una ventana previamente autorizada por el cliente, para detener a usuarios no administradores y evitar que ingresen a la plataforma.
  3. Instalación del código oficial de la nueva versión.
  4. Instalación de nuevas versiones de  plug-ins en caso de ser necesario.
  5. Proceso de revisión de actualización.
    • Revisión de las variables de entorno.
    • Revisión de la base de datos.
    • Verificación del correcto funcionamiento del administrador de procesos.
    • Verificación del correcto funcionamiento de paquetes de idioma.
    • Verificación del correcto funcionamiento del dominio.
    • Revisión de ambiente del nuevo LMS.
  1. Aplicación de nuevo tema gráfico aprobado previamente en ambiente de desarrollo.
  2. Aviso al cliente de update exitoso.

Antes de contratar con un cliente asegúrate que cuente con este tipo de paquetes de actualización o algún modelo suyo. Este modelo resulta super eficiente y robusto para mantener las actualizaciones en un nivel de control óptimo. Gracias a ello puedes asegurarte que las actualizaciones resulten de la mejor manera posible.

4. Soporte técnico con sentido de Urgencia.

Cada vez que exista un problema urgente, tu proveedor de servicio debe de contar con una aproximación consistente que aplique lo más rápidamente posible.

En este caso revelamos a grandes rasgos como nosotros hemos puesto en práctica gestionando los problemas de urgencia referente a los servidores. 

A continuación revelamos el proceso de actualización y en líneas amarillas los procesos de urgencia que son referentes a la detección de fallas en el sistema. 

Dependiendo del tipo de error (bug), el problema sería enviado directamente del departamento de creación y desarrollo de entornos ya sea a Validación de calidad (QA – Quality assurance) en donde el programa se testean con pruebas de automatización. Ya sea a: validación de producto en donde se testean con pruebas de usuario humano revisando el funcionamiento correcto tras reparación.

5.   Uso y monitoreo de instancias elásticas

El servicio que contrates debe de otorgarte el uso de instancias elásticas pues es la tecnología más rentable que se puede encontrar hoy en día en relación a servicios de software. Excelente para ahorrar.

Ofrece la posibilidad de que los gastos en servidores solo se generen durante el uso específico de los usuarios y una vez que se retiren de la plataforma, el servidor deja de cobrar por su servicios. 

Así Taec ofrece este tipo de servicio pero considera que para encontrar un proveedor realmente profesional, necesitas asegurarte que este tenga la intención de estar monitoreando las instancias elásticas constantemente y se asegure de hacer la gestión más eficiente de los servidores para la cartera del cliente. 

Es importante recalcar que la mayoría de métricas de estas instancias, son utilizadas para incrementar el número de las mismas (elasticidad de balanceador de carga), o para el reemplazo en caso de presentar alguna falla. Este reemplazo es en tiempo real, automático y sin afectación económica al usuario final. Ya que este tipo de problemas deben ser absorbidos por el proveedor quien es responsable

Necesitas asesoría para cambiar tu servicio SaaS LMS y no entiende por dónde empezar, contacta ahora mismo a TAEC.

Lic. Periodismo, fascinado por la información pertinente del mundo del e-learning, la tecnología digital y las empresas. A la vez disfruto intercambiando con la audiencia y con los colaboradores y colegas de TAEC que siempre me apoyan para ofrecer la mejor información.

1 Comment on “5 puntos para analizar propuestas SaaS LMS y encontrar un proveedor serio

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *

*